Taxes et facturation électronique pour la nouvelle entreprise : un plan de préparation opérationnelle

Déterminer l’étendue du contrôle financier et fiscal

Préparer pour le comptable la structure de propriété, l'activité, la méthode de revenus, les clients et fournisseurs attendus, ainsi que toutes les relations avec des parties extérieures au Royaume. Ces informations permettent de déterminer les questions liées à la zakat, à la taxe, à la valeur ajoutée et à la retenue, le cas échéant. Ne transférez pas la transaction dont vous avez entendu parler avec une autre entreprise vers votre entreprise, car le statut, la résidence, le type de transaction et les documents affectant le résultat peuvent différer.

Demandez une liste écrite des engagements qui ont été examinés et de ceux qui nécessitent des informations supplémentaires, avec une référence pour chaque décision importante et le suivi responsable. Faites la distinction entre l'inscription auprès d'une entité, la soumission d'une déclaration, le paiement d'un montant et la sauvegarde d'un document. Les rassembler sous la rubrique « comptabilité » peut cacher une tâche dont personne ne sait qu’ils sont responsables. Mettez à jour la liste lorsqu'une activité est ajoutée, des changements de propriété ou de nouvelles transactions nécessitant une évaluation sont initiées.

Créer un cycle documentaire depuis le début

Déterminez où stocker les factures des fournisseurs, les contrats, les preuves de paiement et les réclamations des employés. Pour chaque dépense, l'équipe doit connaître le motif de la dépense, le mode d'approbation et le document requis. N'attendez pas la fin du mois pour récupérer des photos de conversations personnelles ; Utilisez un canal unique et un système de dénomination qui relient le document à la ressource, à la date et au projet. Une réglementation précoce est moins coûteuse que d’essayer d’expliquer les anciens paiements une fois leur contexte perdu.

Établir une responsabilité claire pour l'examen de l'exhaustivité des données du document avant le paiement, les lacunes étant corrigées de manière appropriée. Examinez également les dépenses remboursées par les partenaires au nom du projet et la manière dont elles sont documentées et enregistrées. Ne mélangez pas les fonds personnels avec les dépenses de l’entreprise sans suivi comptable. L’objectif est de fournir un enregistrement vérifiable expliquant les mouvements de fonds, et pas seulement un gros dossier contenant des fichiers difficiles à associer aux comptes.

Comprendre la portée de la facturation électronique

La Zakat, Autorité Fiscale et Douanière explique les deux étapes de la facturation électronique : émission et conservation, puis mise en relation et intégration. Des guides sont présentés pour aider les contribuables couverts à préparer leurs systèmes. Vérifiez le champ d'application des exigences et le stade de votre installation via la référence officielle et les notifications de l'Autorité le cas échéant. Ne vous fiez pas à la description de son système par le fournisseur sans examiner sa compatibilité avec le besoin réel de l'entreprise.

Avant d'acheter, notez les cas d'utilisation : vente directe, paiements, retours, notifications, devises ou connexion à un système d'inventaire lorsque vous en avez besoin. Demandez une expérience avec ces cas au lieu d’une présentation marketing générale. Confirmez comment les données sont enregistrées, consultées, exportées et modifiées par le fournisseur, ainsi que la personne responsable de la configuration et du support. La qualité de la sélection apparaît dans la capacité de l’équipe à mettre en œuvre les bons processus et à corriger les erreurs, pas seulement sous la forme de la facture.

Vivez votre parcours de facturation et de recouvrement

Dessinez un parcours qui commence par l'approbation de la commande et se termine par la preuve de paiement et le rapprochement comptable. Déterminez qui saisit les données client, qui approuve le prix, qui émet le document et qui poursuit les recouvrements. Si vous disposez de plusieurs canaux de vente, assurez-vous qu’il n’y a pas de factures en double ni de transactions perdues. Testez également ce qui se passe lorsqu'une commande est annulée, que la quantité change ou qu'il y a un litige de livraison.

Réalisez un essai interne avant le lancement avec des données de test claires qui ne sont pas mélangées aux ventes réelles. Demandez à votre comptable d'examiner les sorties et les exceptions, et à votre équipe commerciale de garantir la facilité d'utilisation. Préparer une procédure de gestion des pannes du système conformément aux exigences pertinentes et un canal de remontée d'informations pour le fournisseur. Ne laissez pas un employé détenir toutes les connaissances ou le pouvoir qui ne peuvent être restaurés en son absence.

Créer un calendrier des obligations et des responsabilités

Regroupez les rendez-vous qui se sont avérés applicables à l'entreprise dans un seul calendrier avec un administrateur principal et un administrateur suppléant, et une alerte bien avant le rendez-vous pour préparer les données. Ajoutez des tâches de révision périodique pour les comptes, les documents et les autorisations. Le ministère du Commerce propose un guide de confirmation annuelle des données du registre du commerce ; Examinez ce dont votre établissement a besoin lors du suivi régulier, au lieu de supposer que tous les travaux se terminent après la délivrance du dossier.

Convenez avec le prestataire de services comptables des entrées, des sorties, de la date de livraison et de la méthode de traitement des demandes. Qui prépare le rapport ? Qui l'examine ? Qui approuve le dépôt de la déclaration ou du paiement ? L’envoi des dossiers au comptable ne constitue pas une preuve que la tâche a été accomplie. Conservez les preuves d'achèvement et de correspondance, et effectuez le suivi des lacunes avant qu'elles ne se transforment en un problème difficile à remédier sous la pression d'une échéance à venir.

Revoir les indicateurs qui aident le management

Commencez par des rapports que la direction comprend : solde de trésorerie, créances clients, obligations des fournisseurs, dépenses par catégorie et rentabilité du projet lorsque suffisamment de données sont disponibles. Ne surchargez pas un tableau de bord avant que la qualité de l'enregistrement ne soit stable. Un rapport simple, à jour et fiable vaut mieux que de nombreux frais basés sur des données incomplètes ou des transactions qui n’ont pas encore été correctement examinées.

À mesure que l’entreprise se développe, examinez la nécessité de séparer les pouvoirs, d’améliorer l’alignement et d’ajouter une expertise spécialisée. Si la méthode de tarification change ou si de nouvelles transactions externes commencent, informez l'équipe financière avant d'émettre des contrats et des factures. L'accompagnement administratif que nous coordonnons peut aider à organiser les responsabilités, tandis que l'avis spécialisé en matière fiscale et comptable est déterminé dans un cadre clair avec l'organisme qualifié qui examine le statut de votre entreprise.

Liste des processus avant l'étape suivante

• Dossier d'activité, de propriété et de transactions pour examen spécialisé.
• Cycle clair des documents, des approbations et du classement.
• Tester le système de facturation sur des opérations réelles.
• Évaluer les engagements avec un fonctionnaire et une alternative et prouver leur achèvement.

Questions fréquemment posées