Yeni şirket için vergiler ve elektronik faturalama: operasyonel hazırlık planı

Mali ve vergi denetiminin kapsamını belirlemek

Muhasebeciye mülkiyet yapısını, faaliyetini, gelir yöntemini, beklenen müşterileri ve tedarikçileri ve Krallık dışındaki taraflarla yapılan her türlü ilişkiyi hazırlayın. Bu bilgi, varsa zekat, vergi, katma değer ve stopajla ilgili soruların belirlenmesine yardımcı olur. Başka bir şirketle yaptığınız işlemi, işlemin durumu, ikametgahı, işlem türü ve sonuca etki eden belgeler farklılık gösterebileceği için şirketinize devretmeyin.

Her önemli karar ve takip sorumlusu için bir referansla birlikte, incelenen taahhütlerin ve nelerin ek bilgi gerektirdiğinin yazılı bir listesini talep edin. Bir kuruluşa kaydolmak, beyanda bulunmak, bir miktar ödemek ve bir belgeyi kaydetmek arasında ayrım yapın. Bunları “muhasebe” başlığı altında toplamak, kimsenin sorumlu olduğunu bilmediği bir görevi gizleyebilir. Etkinlik eklendiğinde, sahiplik değiştiğinde veya değerlendirme gerektiren yeni işlemler başlatıldığında listeyi güncelleyin.

Başlangıçtan itibaren bir belge döngüsü oluşturun

Tedarikçi faturalarının, sözleşmelerinin, ödeme kanıtlarının ve çalışan taleplerinin nerede saklanacağını belirleyin. Her harcama için ekibin harcamanın nedenini, onay yöntemini ve gerekli belgeyi bilmesi gerekir. Kişisel konuşmalardan fotoğraf toplamak için ay sonunu beklemeyin; Belgeyi kaynağa, tarihe ve projeye bağlayan tek bir kanal ve adlandırma sistemi kullanın. Erken düzenleme, bağlamları kaybolduktan sonra eski ödemeleri açıklamaya çalışmaktan daha az maliyetlidir.

Eksikliklerin uygun bir şekilde ele alınmasıyla birlikte, ödeme öncesinde belge verilerinin eksiksizliğinin gözden geçirilmesine yönelik açık bir sorumluluk oluşturun. Ayrıca proje adına ortaklar tarafından geri ödenen masrafları ve bunların nasıl belgelenip kaydedildiğini de inceleyin. Muhasebe takibi yapmadan kişisel fonlarınızı şirket giderlerine karıştırmayın. Amaç, yalnızca hesaplarla eşleştirilmesi zor dosyaları içeren büyük bir klasör değil, fonların hareketini açıklayan denetlenebilir bir kayıt sağlamaktır.

E-faturanın kapsamını anlayın

Zekat, Vergi ve Gümrük Kurumu, elektronik faturalandırmanın iki aşamasını açıklıyor: düzenleme ve koruma, ardından bağlama ve entegrasyon. Kapsam dahilindeki vergi mükelleflerinin sistemlerini hazırlamalarına yardımcı olmak amacıyla kılavuzlar sunulmaktadır. Gereksinimlerin uygulama kapsamını ve tesisinizin aşamasını, uygun olduğu durumlarda Kurumun resmi referansı ve bildirimleri aracılığıyla doğrulayın. Şirketin gerçek ihtiyacına uygunluğunu incelemeden tedarikçinin sistem açıklamasına güvenmeyin.

Satın almadan önce kullanım örneklerini yazın: doğrudan satış, ödemeler, iadeler, bildirimler, para birimleri veya ihtiyaç duyduğunuzda bir envanter sistemine bağlanma. Genel bir pazarlama sunumu yerine bu vakalarla ilgili bir deneyim isteyin. Verilerin nasıl kaydedildiğini, erişildiğini, dışa aktarıldığını, satıcının nasıl değiştirildiğini ve kurulum ve destekten kimin sorumlu olduğunu doğrulayın. Seçimin kalitesi, yalnızca fatura biçiminde değil, ekibin doğru süreçleri uygulama ve hataları giderme becerisinde de ortaya çıkıyor.

Faturalandırma ve tahsilat yolculuğunuzu deneyimleyin

Sipariş onayıyla başlayan, ödeme kanıtı ve muhasebe mutabakatı ile biten bir yolculuk çizin. Müşteri verilerini kimin girdiğini, fiyatı kimin onayladığını, belgeyi kimin düzenlediğini ve tahsilatları kimin takip ettiğini belirleyin. Birden fazla satış kanalınız varsa mükerrer fatura veya kayıp işlem olmadığından emin olun. Ayrıca bir sipariş iptal edildiğinde, miktar değiştiğinde veya teslimat anlaşmazlığı olduğunda ne olacağını da test edin.

Gerçek satışlarla karıştırılmayan net test verileriyle lansmandan önce dahili bir deneme yapın. Muhasebecinizden çıktıları ve istisnaları incelemesini ve kullanım kolaylığını sağlamak için satış ekibinizden isteyin. İlgili gereksinimlere göre bir sistem kesintisi yönetimi prosedürü ve tedarikçi için bir üst kademeye iletme kanalı hazırlayın. Bir çalışanın yokluğunda geri getirilemeyecek tüm bilgi veya güce sahip olmasına izin vermeyin.

Bir yükümlülükler ve sorumluluklar takvimi oluşturun

Şirket için geçerli olduğu kanıtlanmış randevuları, birincil ve yedek yönetici ile tek bir takvimde birleştirin ve verileri hazırlamak için randevudan çok önce bir uyarı gönderin. Hesaplar, belgeler ve yetkilendirmeler için periyodik inceleme görevleri ekleyin. Ticaret Bakanlığı, ticaret sicil verilerinin yıllık olarak doğrulanmasına ilişkin bir rehber sunmaktadır; Kaydın düzenlenmesinden sonra tüm işlerin biteceğini varsaymak yerine, düzenli takip kapsamında tesisinizin neye ihtiyaç duyduğunu gözden geçirin.

Girdiler, çıktılar, teslimat tarihi ve sorguları ele alma yöntemi konusunda muhasebe hizmeti sağlayıcısıyla anlaşın. Raporu kim hazırlıyor? Kim inceliyor? Beyanın veya ödemenin sunulmasını kim onaylıyor? Dosyaların muhasebeciye gönderilmesi görevin tamamlandığı anlamına gelmez. Tamamlandığının ve yazışmaların kanıtını saklayın ve yaklaşan son teslim tarihinin baskısı altında çözülmesi zor bir soruna dönüşmeden eksiklikleri takip edin.

Yönetime yardımcı olan göstergeleri gözden geçirin

Yönetimin anladığı raporlarla başlayın: nakit dengesi, müşteri alacakları, tedarikçi yükümlülükleri, kategoriye göre harcamalar ve yeterli veri mevcut olduğunda proje karlılığı. Kayıt kalitesi stabil hale gelmeden bir kontrol panelini gereğinden fazla oluşturmayın. Basit, güncel ve güvenilir bir rapor, eksik verilere veya henüz düzgün bir şekilde incelenmemiş işlemlere dayanan birçok ücretten daha iyidir.

Şirket büyüdükçe yetkileri ayırma, uyumu iyileştirme ve uzmanlık ekleme ihtiyacını gözden geçirin. Fiyatlandırma yöntemi değişirse veya yeni harici işlemler başlarsa, sözleşmeleri ve faturaları düzenlemeden önce finans ekibini bilgilendirin. Koordine ettiğimiz idari destek, sorumlulukların düzenlenmesine yardımcı olurken, uzman vergi ve muhasebe görüşü, şirketinizin durumunu inceleyen yetkili organ ile net bir kapsamda belirlenir.

Bir sonraki adımdan önce işlem listesi

• Uzman incelemesi için etkinlik, sahiplik ve işlemler dosyası.
• Belgelerin, onayların ve dosyalamanın net döngüsü.
• Faturalandırma sisteminin gerçek işlemler üzerinde test edilmesi.
• Taahhütlerin bir yetkili ve alternatif ile değerlendirilmesi ve tamamlandığının kanıtlanması.

Sık sorulan sorular